Los requisitos para presentar una consulta a la Administración Tributaria, amparada en el artículo 119 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y los artículos 60 al 68 del Reglamento de Procedimiento Tributario, son los siguientes:
1) Tener un interés personal y directo sobre lo consultado. Precisar el nombre del o los interesados en el caso.
2) La consulta debe radicar sobre la aplicación del derecho a una situación de hecho concreta y actual o futura, sobre datos exactos. No es admisible la consulta sobre hechos o situaciones pasadas.
3) A ese efecto, el consultante debe exponer en escrito especial, con claridad y precisión, todos los elementos constitutivos de la situación que motiva la consulta.
4) El consultante debe expresar su opinión fundada sobre lo consultado.
5) Puntualizar el o los tributos afectados y los respectivos períodos fiscales.
6) Precisar el medio para recibir notificaciones.
7) El escrito en que se formule la consulta debe ser presentada con copia fiel de su original, la que debidamente sellada y con indicación de la fecha de su presentación debe ser devuelta como constancia al interesado.
8) Se podrán presentar consultas tributarias por correo electrónico, en cuyo caso, tanto el documento que contiene la consulta como el correo electrónico mediante el cual se remita, deberán ser firmados digitalmente por quien presenta la consulta o, tratándose de personas jurídicas, por su representante legal o apoderado. La respuesta se remitirá por este mismo medio al consultante.
De conformidad con la Resolución N° DGT-R-08-2015 de las quince horas con cincuenta minutos del ocho de abril del dos mil quince, publicada en La Gaceta No. 82 del 29 de abril de 2015, se estableció que el buzón electrónico para tal efecto es: consultaart119@hacienda.go.cr. No obstante, en todos los casos, la consulta se tendrá por presentada el siguiente día hábil al de la recepción de la consulta en el servidor del Ministerio de Hacienda de conformidad con la resolución citada.
Ahora bien, de conformidad con la Resolución N° DGT-R-58-2016 de las ocho horas con treinta minutos del treinta de noviembre de dos mil dieciséis, se advierte que el consultante podrá remitir documentos anexos, los cuales pueden ser en formato: Word, Excel, HTML, imágenes, y otros similares. Dichos documentos deberán ser firmados digitalmente por quien corresponda, en el caso de que tal requisito sea exigido para la validez del documento de que se trate. En el caso de las certificaciones digitales emitidas por el Registro Nacional, bastará con precisar el número de certificación.
En el caso de que alguno de los documentos por remitir para la admisibilidad de la consulta por correo electrónico no se pueda presentar en forma digital -debido a que la Dirección Nacional de Notariado del Ministerio de Justicia y Paz disponga para su validez que se emita en papel de seguridad y que cumpla con otros procedimientos de seguridad, como el sello blanco y la firma manuscrita, por ejemplo-, el consultante deberá presentar la consulta por escrito.
No se omite manifestar los siguientes aspectos al presentar una consulta amparada en el citado artículo 119:
1) La contestación a las consultas tributarias escritas tendrá carácter informativo y el interesado no podrá entablar recurso alguno contra dicha contestación; podrá hacerlo contra el acto o los actos administrativos que se dicten posteriormente en aplicación de los criterios manifestados en la contestación.
2) La consulta presentada antes del vencimiento del plazo para la presentación de la declaración jurada o, en su caso, dentro del término para el pago del tributo, exime de sanciones al consultante por el excedente que resulte de la resolución administrativa, si dicho excedente es pagado dentro de los treinta días siguientes a la fecha de notificada la respectiva resolución.
3) Para evacuar la consulta, la Administración dispone de cuarenta y cinco días y, si al vencimiento de dicho término no dicta resolución, se debe entender aprobada la interpretación del consultante, si este la ha expuesto.
4) Dicha aprobación se limita al caso concreto consultado y no afecta a los hechos generadores que ocurran con posterioridad a la notificación de la resolución que en el futuro dicte la Administración.
5) No obstante, la Administración Tributaria no tendrá la obligación de responder las consultas planteadas de conformidad con este artículo, cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias:
a) Que el solicitante haya obtenido ya un criterio de la Administración Tributaria sobre la misma materia.
b) Cuando la Administración Tributaria se haya pronunciado sobre el asunto, con ocasión de una actuación de comprobación al solicitante.
c) Cuando el solicitante esté siendo objeto de un procedimiento de comprobación de sus declaraciones tributarias o se le haya informado del inicio de tal procedimiento, y la Administración entienda que la materia objeto de consulta forma parte de las cuestiones que tendrán que aclararse en el curso de dicho procedimiento. Es nula la consulta evacuada sobre la base de datos inexactos proporcionados por el consultante.